建立企业制度评价体系的几点思考
2011-01-13   作者:管进喜 马琳(兰州石化企管法规处)  来源:中国经济时报
 
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  制度是加强管理的依据,是企业生产经营服务活动的原则,是全体员工行为的准则。优秀的企业,必先是具有一流管理理念、一流管理方法、一流管理制度的企业。只有建设一流的制度,才能形成一流的管理,只有依靠一流的管理,才能打造一流的企业,成就一流的业绩。制度作为一种在社会与人发展过程中起着重要作用的客观存在,也有一个被评价的问题。制度的好坏,需要有一套科学的评价体系来评价,因此,建立科学的企业制度评价体系至关重要。
  制度是一个体系,“体系”的要义就是整体性,即管理上的统一闭环,程序上的严丝合缝,运作上的有始有终。防范风险,控制有效,才是好的制度。好的制度对于我们加强管理、理顺流程、约束行为、规避风险具有积极作用。在企业制度条款中往往潜藏着风险源,将会影响企业内部权力的规范运作,制约管理流程的顺畅运行,甚至会使企业的经营管理处在一种不可控的危险状态,达不到制度管人、制度管事、制度反腐的管理要求。企业在重组改制的过程中,对制度建设这一基础性的工作都非常重视。企业决策成功是最大的成功,决策失误是最大的失误。企业决策的科学性、民主性、实效性得以实现,才会为企业生产经营、企业管理等各项工作取得较好成绩提供核心动力和根本保证。制订一个好的制度评价体系,将会对企业识别制度风险,成功决策、有效控制经营管理起到良好作用。
  企业制度在起草之后、发布实施之前,首先应该对其进行充分的论证评价。在制度实施过程中也应对其定期评价,不断修订。制度评价体系应包括六个方面,即谁来评价、评价哪些因素、依据什么评价标准、怎么评价以及评价后怎么处理。评价体系的核心内容是评价的内容与评价的标准。
  评价的内容主要考虑以下几个因素:
  制度要素。主要评价制度要素是否全面、明确。要素应包括制度的制订依据、适用范围、管理职责分工、管理流程与控制点要求,以及检查与考核等5个要素。
  结构层次。主要评价制度结构安排是否恰当,逻辑层次是否合理。企业制度的编写方法一般有两种,一种是分类汇编法,另一种是编撰法。不论用种方法编写的制度,其整体结构都应分为篇、章、节、条。就结构来看,要先讲一般规定,再讲管理职责,后讲管理程序和管理控制的要求。
  流程内容。主要评价制度所写管理内容与其他相关制度之间的匹配性和一致性。企业制度体系是一套完整的管理规范体系。通常情况下,实施细则应遵循企业管理制度。而管理制度往往是由各专业部门依照国家和地方有关政策法规,结合企业实际制定的,包含企业经营的行政、党务、人事、财务、规划、计划、工程、采购等基本制度,和生产、质量、技术、设备、安全、环保、计量等基础管理制度,以及房屋管理、物业服务等后勤保障制度。管理的事项比较庞杂,难免有些管理事项会出现交叉、重复,甚或矛盾冲突的现象,特别是部门的一般性管理制度,在管理职责、管理内容、管理流程等方面有不相符合的地方。因而企业部门制度尤其需要加强审查和评价。
  评价标准包含以下几个方面:
  合法性。制度应符合国家、地方的相关法律法规。所以,制度合法性是指制度的这样一种特性,这种特性不仅来自正式的法律或法规,更主要的,是来自根据有关企业价值体系所判定的、由企业员工给予积极支持与认可的制度规范的可能性或正当性。它包括两个方面的内容:一方面是制度能否以企业价值观念和价值规范所认可的方式运行,怎样有效运行;另一方面是制度有效性的范围、基础与来源。制度合法性的内涵说到根本处就是公平与公正,这是社会制度的首要价值。制度和规范,无论结构多么严谨,文字多么优美,也不管如何有效率,只要它们不公正,就必须加以修订或废除。合法性强的制度应该是使企业和员工的基本权利和利益分配趋于公平合理。
  匹配性。各项专业管理制度内容之间应接口严密,相互匹配。匹配性表明制度流程系统获得了该系统成员的认同。如果企业各部门和单位都愿意执行,而且还不仅仅是因为若不执行就会受到考核,而是因为他们确信执行是应该的,那么,企业所制定的制度规范就是具备匹配性的。
  合理性。制度合理性的内涵,主要指在一个以某种理念支持的制度系统内,其制度是否遵守该理念规定的“逻辑”,所表现出来的功能与价值是否与其“理念”具有逻辑上的一致性。例如,制度是否体现了制度的本性与目的,是否推进了企业的发展,在完成其目标上是否有效率,等等。归根到底就是制度的具体内容是否符合制度的内在规律,制度的外在体现是否真正合逻辑、合规范。制度合理性的真正内容应该是制度的合规律性,也就是制度的运行与发挥作用合乎自然规律和科学管理规律。企业的发展总是表现出一定的趋势和方向,凡是符合企业发展趋势的事物都具有内在的合理性。
  效率性。制度效率性有两层含义:一层是指制度的社会性效率,它主要表现为通过促进社会政治经济的发展而产生的社会效益;另一层是指制度本身的设置与运作以最小的成本费用获取最大化的收益,即通过降低或减少在制度的建立及实施过程中的成本,如所花费的时间、人力、物力和财力等,而获得最大的实际效果。
  制度应该对其所涉及的管理者有足够的激励功能,能给管理者的自由竞争提供良好的活动空间,使得每一位管理者都有实现其自身利益和充分发展的机会。但是,由于在现实生活中,管理者在制度演化中所发挥的作用不一样,一些有较大发言权的管理者出于自身利益驱动,可能会使制度在设计、安排、运行中偏向自己一方,这在客观上会导致制度背离其合理性。从整个社会的角度来说,其制度效率不仅是低下的,甚至还可能是负效率。 因而,现实中,制度并不一定总是有效率的。
  操作可行性。制度操作可行性的内涵有以下三个方面:
  其一,制度必须与历史发展阶段相适应,不能超越历史阶段而谈抽象的制度。
  其二,制度必须具有实际的可操作性和可运作性,不能仅仅停留于理论图景中。
  其三,制度必须关注其存在及实施成本,成本过于高昂,也会使制度失去其可行性。
  监督考核性。监督考核的对象主要是制度实施的主体,即在管理环节中,各管理部门应该按制度实施管理,规避管理风险,并接受群众监督,对违反制度管理的主体应按相应的考核规定进行考核。制度的操作可行性也不完全是客观的,有些时候也带有相当的主观色彩。为减少主观色彩带来的企业风险,管理制度应有监督考核的内容。
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