一场席卷全球的金融危机，让很多企业开始重新审视自身的成本支出。一些能够有效缩减成本、提升工作效率的外包服务逐渐受到企业的欢迎。文件外包服务便是其中之一。
研究机构对美国500家大型企业的一项调研发现：83%的公司认为，文件对核心业务非常重要：从市场部的产品目录、直邮资料，到财务部的付款通知以及设计生产部门的用户手册、技术资料等等。调查显示，企业在文件方面的运营处理花费占据了公司整体营业额的1%-3%。然而，90%的CIO或CFO并不清楚公司在文件方面的具体花费，打印、复印等文件处理的消耗成为企业成本中未经审核的最后“堡垒”。
富士施乐株式会社日本和亚太区全球服务业务总裁冈野正树近日在京表示，将文件业务外包，可以帮助公司从繁杂的文件处理及相关硬件设备的管理和维护中摆脱出来，将节省的人力、精力和成本投入到自身的核心业务中。
数据显示，采用文件外包服务后，客户的文件支出成本有可能减少10%-30%。前不久，宝洁公司与富士施乐/施乐签署了为期5年的文印外包服务，预计能将办公成本降低20%—25%，年耗电量将节省30%，年用纸量将节省20%—30%。
通常，一个企业的各个部门，都各自拥有并管理着很多设备，负责这些设备的采购、维修、耗材，甚至要考虑每台机器应该放在哪里等，这必然会造成不同程度上的资源浪费，又给各部门增加设备管理的负担。
如何才能确保客户从“拥有者”到“使用者”角色的顺利互换？据冈野正树介绍，根据富士施乐的实践和服务经验，在为客户实施全球服务(文件外包服务相关业务)之前，专业人员会先了解客户的需求，再通过精益六西格玛理论对客户的办公环境、文件管理流程进行评估，同时倾听客户的意见，全面细致地了解客户运营的实际情况。通过调查评估，公司将根据不同的客户量身订制不同的文件管理服务，配置最优化的设备组合并改善文件管理流程。
去年，富士施乐全球营业额达到100亿美元，在富士施乐(中国)有限公司去年全部销售额中，全球服务占到9%。虽然这一比例不高，但富士施乐株式会社副总裁、富士施乐(中国)有限公司总裁徐正刚说“这部分业务增长迅速，预计未来会有两位数的增长。”
全球知名咨询公司Gartner的一项调研报告显示，到2010年文件输出设备管理服务，将呈现两位数的增长，从2007年的37.58亿美元增长到至少41亿美元。而就目前的欧美市场而言，办公设备销售已经出现下滑，而服务业务却在快速增长。徐正刚坦言，如果一个企业只卖硬件而不做服务，早晚是要死掉的，从产品销售向服务转变只是一个时间问题。
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